CONTABILIDADE

• Lançamentos Manuais
• Rotina de correção saldo da DDR por recurso (82111)
• Entendendo a contabilização de empenhos com integração Patrimonial
• Integração Patrimônio x Contabilidade - Parâmetro incorporação ativado
• Consistências mensais dos Balancetes e empenhos

Lançamentos Manuais

Elaborado por: Leandro Souza

Em: 08/12/2023

Contextualização Geral

Quando tratamos de escrituração contábil, principalmente no que tange às instituições governamentais cuja contabilidade envolve contabilização em três sistemas diferentes (Patrimonial, Orçamentário e Controles), temos um conjunto de fatos contábeis que em sua maioria são registrados de forma padronizada e automatizada. Estes eventos partem em todos os sistemas informatizados de uma sequencia lógica de passos que podemos resumir em poucos tópicos:

• um usuário executa um determinado procedimento em seu departamento;
• este procedimento "dispara" um evento pré programado no sistema;
• este evento está associado a um conjunto de lançamentos padronizados, que são executados em tempo real.

No sistema E-cidade, chamamos este conjunto de eventos de "Transações".

Entretanto, sempre existirá nas atribuições de um profissional da Contabilidade a responsabilidade da análise e validação de todos os valores constantes nos balancetes e demais livros contábeis a serem emitidos e nestas análises sempre haverá a possibilidade (e necessidade) de realizar escriturações contábeis de forma manual.

Salvo exceções, em regra os lançamentos manuais são executados nas seguintes situações:

• reclassificações de conta contábil após uma conciliação de contas;
• complemento da escrituração em situações onde os sistemas não oferecem a possibilidade de realizar o lançamento de forma padronizada e automática.

O objetivo deste documento, é demonstrar como realizar estes lançamentos no E-cidade, bem como todos os aspectos envolvidos.

Aspectos importantes sobre os lançamentos manuais

Conforme já explicamos, a regra geral de um lançamento manual bem como sua utilidade, é basicamente realizar registros complementares e corretivos na escrituração. Porém, entende-se tão importante quanto saber quando e como estes registros devem ser feitos, saber quais são as restrições para escriturar de forma manual.

Podemos classificar estas restrições em dois tipos distintos:

• regras de integridade do PCASP, constantes basicamente no próprio MCASP;
• regras de estrutura do sistema E-cidade.

Para verificar as regras do primeiro tópico, recomendamos a leitura do item "3.5. REGRAS DE INTEGRIDADE DO PCASP" constante no MCASP. Este manual pode ser visto através do link "https://sisweb.tesouro.gov.br/apex/f?p=2501:9::::9:P9_ID_PUBLICACAO:41943".

Como restrição "de sistema" podemos citar como principal exemplo a realização de lançamentos contábeis manuais envolvendo contas bancárias. Neste caso um lançamento manual não deve ser feito porque fere a integridade do saldo bancário entre os módulos de Contabilidade e Tesouraria causando principalmente distorções na conciliação bancária e fechamento do Balanço Financeiro.

Para melhor organizar, apresentamos a seguir uma relação de lançamentos manuais que não devem ser realizados.

Estrutura de um lançamento contábil

Independentemente da origem, ou seja, se for manual ou automático, todo lançamento contábil tem necessariamente a mesma composição:

data;

Vejamos um exemplo desta estrutura usando informações mínimas exigidas na Matriz de Saldos Contábeis.

É exatamente sobre esta visão que o sistema E-cidade trata seus lançamentos automatizados e teremos aprimorada a forma de lançamento contábil manual.

A imagem acima demonstra a primeira visualização da funcionalidade.

Através do acesso a este menu será possível:

• acessar e dar manutenção em lançamentos já existentes (realizados por essa rotina);
• incluir novos lançamentos.

Vejamos mais características da rotina:

Delimita um intervalo de datas para pesquisar lotes de lançamentos. Se o período de busca estiver dentro de um período encerrado, deverá ser retirado a data desse período para realizar a busca (Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da Contabilidade > Encerramento de Período Contábil);

1. Executa a busca de todos os lançamentos executados dentro do intervalo de datas indicado;
2. Aciona o modo de inclusão para adicionar um novo lote de lançamentos;
3. Número que identifica o lote de lançamentos;
4. Data dos lançamentos;
5. Somatório dos lançamentos do lote;
6. Imprime todos os lançamentos do lote;
7. Lista linha a linha o resumo dos lançamentos do lote;
8. Abre a linha do lançamento para edição;
9. Exclui o lançamento.

A seguir serão demonstrados todos os passos para incluir novos lançamentos.

As imagens a seguir são exemplos de lançamentos manuais onde será possível visualizar tanto a tela com as informações básicas de um lançamento contábil como também a requisição das informações de referência mínimas. Estas informações serão o balizador para que o lançamento contábil seja executado e atenda a informação complementar que a conta contábil exige.

Aqui destacamos os campos mais importantes. Os demais são auto explicativos.

Já nesta imagem temos um exemplo de lançamento manual onde o mínimo para atender as informações complementares para a MSC ou para os mecanismos de conta corrente são o Credor e a Fonte de Recursos.

Sobre a seleção do Credor

O campo tem uma busca do tipo “autocomplete”, onde basta apenas indicar um trecho do nome. O sistema fará a busca no “CGM” e trará na tela os resultados, conforme podemos visualizar na imagem a seguir.

Sobre a seleção da Fonte de Recursos

O sistema irá sugerir em tela a fonte de recursos cadastrada na conta contábil usada no lançamento, podendo ser substituída pelo usuário caso haja necessidade.

Nos lançamentos manuais, serão gravadas as fontes de recursos para as contas a débito e a crédito.

A visualização das fontes obedecerá a seguinte ordem:

1. Código da FR no padrão do SICONFI;
2. Subrecurso;
3. CO.

Feita a inclusão dos lançamentos desejados, a próxima fase será a efetivação final do lote, onde de fato a escrituração acontecerá. As imagens a seguir demonstram maiores detalhes sobre a funcionalidade.

Quando clicamos na ação  , o sistema demonstrará a seguinte tela.

Após todas as confirmações, o sistema realizou efetivamente os lançamentos e emitirá a nota de lançamento, que configura simplesmente a impressão dos lançamentos realizados.

Segue imagem exemplo de uma nota contendo os lançamentos realizados neste ensaio.

Rotina de correção saldo da DDR por recurso (82111)

Elaborado por: Núbia Monteiro

Em: 01/07/2022

CONTEXTUALIZAÇÃO

A partir de agora, será possível realizar o fechamento da DDR por fonte de Recursos por lançamentos realizados em lote em uma rotina nova no E-cidade.

 

FINANCEIRO > Contabilidade > Procedimentos > Escrituração Contábil > Manutenção da DDR por fonte

 

Deve-se filtrar sempre a data acumulada até o dia do ajuste, no exemplo filtrei até a data do dia 01/07/2022, pois será realizado os lançamentos no dia 01/07:

 

A rotina buscará os dados baseados no relatório:

 

FINANCEIRO > Contabilidade > Consultas > Conferência por Recurso DDR

 

Este relatório, faz o cálculo do superávit financeiro pelo AF - PF;

 

Conforme a coluna “diferença” no relatório, a rotina demonstrará os valores correspondentes para efetuar os ajustes contábeis por recurso ajustando a DDR (conta 8211101) na data da sessão em que você usuário estiver logado, por lançamentos em lote.

 

Após carregar os dados, marcar todos os recursos com a diferença e clicar em ”Processar'', quando o sistema retornar a tela sem nenhum registro é porque as diferenças foram sanadas. Neste momento o sistema registrará vários lançamentos manuais (documento 3000) um para cada recurso, já gravando os atributos da MSC automaticamente.

Após os ajustes pode rodar a MSC e emitir o relatório de Conferência por Recurso DDR novamente, a fim de verificar que não existe mais nenhuma diferença.

 

Para onde o sistema carrega essas informações??

 

1. PAD - validação do Quadro do Balanço Patrimonial Superávit ou déficit do exercício:

Automaticamente o sistema gera o arquivo BAL_VER.txt com a conta 8.2.1.1.1.01 + 8.2.1.1.1.02 (se caso houver valor nesta conta) desdobrada em várias linhas discriminando os recursos, com isso o próprio validador do PAD monta o Balanço Patrimonial e seus quadros. Como relatório auxiliar, pode-se emitir:

 

FINANCEIRO > Contabilidade > Relatórios > Balancetes > Balancete de verificação por recurso

 

Filtre apenas o grupo de contas 82111 para conferência.

 

2. Balanço Patrimonial do Sistema E-cidade:

FINANCEIRO > Contabilidade > Relatórios > Demonstrações contábeis do DCASP > Balanço Patrimonial

Quadro do Superávit / Déficit Financeiro, automaticamente o sistema demonstra o saldo do recurso pela conta 8.2.1.1.1.01 + 8.2.1.1.1.02 (se caso houver valor nesta conta).

 

3. Matriz de saldos contábeis

 

Na MSC também é levado o valor da  8.2.1.1.1.01 + 8.2.1.1.1.02 (se caso houver valor nesta conta) por recurso automaticamente, porém, os recursos demonstrados serão diferentes, pelo fato da STN ter mudado as fontes de recursos em 2022.

Ou seja, qualquer uma dessas rotinas listadas devem ter o mesmo valor dentro do Superávit do Ente, transmitindo de forma correta o saldo por recurso.

 

Entendendo a contabilização de empenhos com integração Patrimonial

Elaborado por: Núbia Monteiro

CONTEXTUALIZAÇÃO

Este é um guia rápido das contabilizações feitas nos clientes que possuem integração com a área Patrimonial.

 

EMPENHO MATERIAL PERMANENTE:

Empenhamento - Executa normalmente o documento 1;

Se o desdobramento do empenho estiver no grupo 9:

 

Quando feita a ordem de compra, e consequentemente a entrada da ordem (até aqui não é executado lançamentos contábeis), o empenho aparecerá na tela de notas pendentes do Patrimônio automaticamente, que após seu tombamento, executará o documento 208 - CONTROLE EM LIQUIDAÇÃO MAT PERMANENTE;

 

Assim sendo, o próximo passo será a liquidação, executando o documento 206 - LIQUIDAÇÃO MAT PERMANENTE;

 

Lembrando que tudo isso, se os grupos estiverem vinculados, e a integração do Patrimonial estiver ATIVA.

 

Revisando, segue procedimentos:

 

CONTABILIDADE > PLANO DE CONTAS ORÇAMENTÁRIO > ALTERAÇÃO (Pra ver se o desdobramento está no grupo);

 

COMPRAS > PROCEDIMENTOS > ORDEM DE COMPRA > INCLUSÃO POR EMPENHO (fazer a ordem de compra);

 

MATERIAL > PROCEDIMENTOS > ENTRADA DA ORDEM DE COMPRA > INCLUSÃO (Neste momento, o empenho é levado para a tela de notas pendentes, mas ainda não executa nenhum lançamento contábil);

 

PATRIMÔNIO > CADASTRO > BENS > INDIVIDUAL > INCLUSÃO (Neste procedimento, aparecerá uma tela, a tela de notas pendentes, que aparecem todos os bens que estão vinculados a empenhos, e pendentes para tombamento, neste momento é gerado o documento de controle, 208);

 

EMPENHO > PROCEDIMENTOS > MANUTENÇÃO DO EMPENHO > LIQUIDAR EMPENHO (nesse procedimento o sistema executará o documento 206).

 

AGORA, se o desdobramento do empenho não estiver no grupo 9:

o cliente pode liquidar sem ordem de compra, e então o lançamento de liquidação executará o documento 23 - LIQUIDAÇÃO DESPESA CAPITAL.

EMPENHO MATERIAL ALMOX:

Empenhamento - Executa normalmente o documento 1;

 

Se o desdobramento do empenho estiver no grupo 8:

 

Quando feita a ordem de compra, e consequentemente a entrada da ordem, o empenho executará o documento 210 - CONTROLE EM LIQUIDAÇÃO MAT ALMOX;

 

Assim sendo, o próximo passo será a liquidação, executando o documento 204 - LIQUIDAÇÃO MAT ALMOX;

 

Lembrando que tudo isso, se os grupos estiverem vinculados, e a integração do Patrimonial estiver ATIVA.

 

Revisando, segue procedimentos:

 

CONTABILIDADE > PLANO DE CONTAS ORÇAMENTÁRIO > ALTERAÇÃO (Pra ver se o desdobramento está no grupo);

 

COMPRAS > PROCEDIMENTOS > ORDEM DE COMPRA > INCLUSÃO POR EMPENHO (fazer a ordem de compra);

 

MATERIAL > PROCEDIMENTOS > ENTRADA DA ORDEM DE COMPRA > INCLUSÃO (Neste momento, o empenho executa lançamento contábil. DOC 210);

 

EMPENHO > PROCEDIMENTOS > MANUTENÇÃO DO EMPENHO > LIQUIDAR EMPENHO (nesse procedimento o sistema executará o documento 204).

 

AGORA, se o desdobramento do empenho não estiver no grupo 8:

o cliente pode liquidar sem ordem de compra, e então o lançamento de liquidação executará o documento 3 – LIQUIDAÇÃO.

Integração Patrimônio x Contabilidade - Parâmetro incorporação ativado

Elaborado por: Núbia Monteiro e Júnior Silva

Em: 29/03/2022

CONTEXTUALIZAÇÃO

Esta documentação visa a orientação sistema e usuário quanto a Integração contábil e Patrimonial quando o parâmetro de Incorporação de bens está ativada.

Integração Patrimônio x Contabilidade

Passos para a integração:

Contabilidade:

 

1. Já é de conhecimento o valor do Patrimônio da Instituição? (valor físico, foi realizado inventário com uma comissão, se há também bens pendentes de baixa);
2. Já está lançado este valor no Módulo Patrimônio do E-cidade, via inclusão de bem ou de inventário? Afim de que se emita relatórios para registrar na contabilidade.
3. Realizar a abertura das contas de depreciação (grupo 1.2.3.8 no ativo);
4. Revisar as classificações dos Bens (Conta Plano, conta Depreciação e vida útil);
5. Revisar a classificação que o Bem está cadastrada;
6. Se as respostas acima forem sim, deve-se emitir o relatório Financeiro Patrimonial para saber o valor que deve ser lançado em cada conta patrimonial do grupo 1.2.3 (ativo) na contabilidade.
7. Após todas essas revisões, pode-se ativar a integração Patrimonial na Instituição;
8. Escolha da opção de bens vinculados a empenhos ou não.

Patrimônio

1. Capacitação dos servidores que utilizam o módulo Material e Patrimônio.

 

Parametrizações DBSeller:

 

Configuração de todos os eventos que são realizados a cada movimentação no módulo Patrimônio.

 

Integração Almoxarifado x Contabilidade

Já é de conhecimento o valor do Almoxarifado da Instituição? (valor físico, foi realizado inventário com uma comissão);

 

Já está lançado este valor no Módulo Almoxarifado do E-cidade, via inclusão de material? Afim de que se emita relatórios para registrar na contabilidade.

 

Revisar os Grupos do Almoxarifado (Conta Ativo, conta VPD);

 

Revisar os Grupos que os itens estão cadastrados;

 

Se as respostas acima forem sim, deve-se emitir o relatório Movimentação de Estoque  para saber o valor que deve ser lançado em cada conta patrimonial do grupo 1.1.5 (ativo) na contabilidade.

 

Após todas essas revisões, pode-se ativar a integração Almoxarifado na Instituição.

Processo com Integração Almox + Patrimônio

1. Inclui o empenho no sistema;

O evento contábil registrado neste momento é o 1 - EMPENHO:

2. Inclui a Ordem de compra (Patrimonial > Compras > ordem de compra > Inclusão por empenho;

Neste momento, o sistema não executa lançamentos contábeis;

 

3. Realiza a entrada da Nota (Patrimonial > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão); Nesse momento o sistema contabiliza o “em liquidação”

Os lançamentos contábeis podem variar pelo tipo de empenho:

 

EMPENHO DE SERVIÇOS (DO EXERCÍCIO):

Executa o evento contábil 200 - CONTROLE DA DESPESA EM LIQUIDAÇÃO:

EMPENHO DE SERVIÇOS (RESTOS A PAGAR):

Executa o evento contábil 216 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO RP:

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - EXERCÍCIO:

Executa o evento contábil 210 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MATERIAL ALMOX

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - RESTOS:

Executa o evento contábil  212 - REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL VIA RP

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (EXERCÍCIO):

Executa o evento contábil 208 - CONTROLE DA DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MP

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (RESTOS A PAGAR):

Executa o evento contábil 214 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MP - RP

4. Inclui o bem via Nota pendente (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão; Nesse momento o sistema contabiliza no Ativo

Dependendo o tipo de entrada do bem, o sistema executará um dos lançamentos a seguir:

705 - INCORPORAÇÃO DE BENS EM ESTOQUE

707 - INCORPORAÇÃO DE MATERIAIS A BEM PERMANENTE

709 - INCORPORAÇÃO DE SERVIÇOS A BEM PERMANENTE

5. Segue o processo do empenho, liquida e paga.

Para a liquidação, o sistema executará também eventos contábeis pelo tipo de empenho:

 

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - EXERCÍCIO:

204 - LIQUIDAÇÃO DESPESA MATERIAL DE CONSUMO

EMPENHO DE SERVIÇOS (DO EXERCÍCIO):

202 - LIQUIDAÇÃO DESPESA COM SERVIÇOS

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (EXERCÍCIO):

206 - LIQUIDAÇÃO AQUISIÇÃO MATERIAL PERMANENTE

EMPENHO DE MATERIAL SERVIÇOS/ALMOX/PERMANENTE (RESTOS):

39 - LIQUIDAÇÃO RP MATERIAL ALMOXARIFADO / MP

Consulta do empenho ao realizar a entrada da ordem de compra:

Registro da inclusão do bem via nota pendente (vinculada ao empenho):

Obs.: ao incluir o Bem, o item do almoxarifado irá efetivar a saída automaticamente.

 

Ao integrar o Almoxarifado é necessário revisar os grupos dos materiais, pois devem possuir a conta do ativo de estoques.

 

Processo sem Integração Almoxarifado juntamente com a Patrimônio (Somente exemplo se o cliente optar por não ter as duas integrações)

1. Inclui o empenho no sistema;
2. Inclui a Ordem de compra (Patrimonial > Compras > ordem de compra > Inclusão por empenho;
3. Realiza a entrada da Nota (Patrimonial > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão); O sistema não faz o registro do “em liquidação”
4. Inclui o bem via Nota pendente (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão; O sistema contabiliza na conta do ativo do bem e na conta “Estoque interno” sem ter tido a entrada do valor nessa conta
5. Segue o processo do empenho, liquida e paga. A liquidação fica contabilizada no documento errado também.

PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão

Processo de Entrada da Nota:

PATRIMONIAL > Patrimônio > Cadastros > Bens > Individual > Inclusão

 

Lançamento da inclusão do bem no Patrimônio.

Sem integração do estoque o empenho fica sem os registros de controle em liquidação erroneamente.

Quanto ao almoxarifado o item não ficará “em estoque” dando saída assim que o Bem é incluso no Módulo Patrimônio

Movimentação correta:

 

Processo sem entrada da ordem de compra / Inclusão de bem manual no Patrimônio

1. Inclui o empenho no sistema;
2. Liquida e paga normalmente;
3. Inclui o bem manualmente no sistema (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão

Registro do empenho liquidação sem ordem de compra:

Registro da inclusão do bem manualmente no Patrimônio (lembrando que se escolher essa opção deve-se revisar os vínculos dos desdobramentos dos empenhos, visto que pode duplicar a informação na conta do Ativo):

Demais movimentações contábeis

Patrimônio

700 - INCORPORAÇÃO DE BENS

Ocorre sempre que houver uma inclusão de bens sem qualquer ligação com o trâmite das Ordens de Compra que passam pelo Empenho / Almoxarifado:

701 - BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS

Ocorre sempre que houver uma baixa de bens no módulo de Patrimônio.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a DÉBITO também pode variar de acordo com a forma de baixa do bem. Para atender esta característica, o sistema usa uma regra de comparação específica chamada "Tipo de Baixa". Ao selecioná-la, será aberto outro campo para a escolha do tipo de baixa correspondente ao lançamento a ser configurado, de modo a termos sempre um lançamento configurado para cada tipo de baixa de bens, caso hajam casos ou desdobramentos da conta de VPD, que normalmente é a que consta no lançamento abaixo, salvo em situações distintas que mereçam melhor estudo do elenco de contas.

703 - APURAÇÃO DO VALOR LÍQUIDO CONTÁBIL

Ocorre sempre que houver uma baixa de bens onde o mesmo tem depreciação processada e lançada na Contabilidade. Neste caso este documento é executado pelo sistema antes do documento 701.

 

Deve ser preenchido com os dois campos (Débito e Crédito) zerados, visto que o sistema busca as contas configurados no cadastro de Classificação de Bens onde: ** DEBITARÁ a conta configurada no campo "Conta Depreciação"; ** CREDITARÁ a conta configurada no campo "Conta Plano".

 

600 - REAVALIAÇÃO

Ocorre sempre que um inventário criado e processado no módulo Patrimônio seja lançado na contabilidade através do procedimento constante no menu CONTABILIDADE> PROCEDIMENTOS > ESCRITURAR REAVALIAÇÃO.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de DÉBITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a CRÉDITO será aquela informada na transação.

602 - AJUSTE A VALOR RECUPERÁVEL

Ocorre sempre que um inventário criado e processado no módulo Patrimônio seja lançado na contabilidade através do procedimento constante no menu CONTABILIDADE> PROCEDIMENTOS > ESCRITURAR REAVALIAÇÃO. Este documento é usado quando o sistema apura por classificação um montante maior do que o valor de aquisição registrado no cadastro do bem.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a DÉBITO será aquela informada na transação.

604 - DEPRECIAÇÃO

Ocorre sempre que for processada a depreciação mensal pelo módulo de Patrimônio e registrada na contabilidade através do menu CONTABILIDADE > PROCEDIMENTOS > ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL > ROTINAS MENSAIS > CONTABILIZAR DEPRECIAÇÃO.

 

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Depreciação". A conta a DÉBITO será aquela informada na transação.

Almoxarifado

 

400 - BAIXA DE ESTOQUE POR REQUISIÇÃO

Ocorre sempre que uma requisição de material emitida no módulo Material é atendida via menu:

 

Material > Procedimentos > Requisição de Saída de Materiais > Requisição Automática ou

PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Atendimento de Requisição

402 - IMPLANTAÇÃO DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma entrada em estoque via menu MATERIAL > PROCEDIMENTOS > IMPLANTAÇÃO DE ESTOQUE

O sistema debita neste lançamento 

403 - ENTRADA MANUAL DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma entrada manual no estoque via menu PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Entrada manual > Inclusão:

404 - SAÍDA MANUAL DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma saída manual do estoque via menu PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Saída manual > Inclusão:

Consistências mensais dos Balancetes e empenhos

Elaborado por: Núbia Monteiro

Atualização: 06/06/2023

CONTEXTUALIZAÇÃO

O objetivo deste manual é dar aos seus usuários o conhecimento sobre os procedimentos a serem realizados no sistema E-cidade para conferências mensais contábeis, envolvendo lançamentos padrões que não foram executados de forma correta, bem como a comparação da execução orçamentária com o Balancete de verificação.

COMPARAÇÃO EXECUÇÃO ORÇAMENTÁRIA X BALANCETE DE VERIFICAÇÃO

 

Menu Contabilidade > Consultas > Auditoria

 

Consistência Contábil

 

1. Conferência Balancete da Receita x Balancete de Verificação

 

Valor da previsão orçamentária inicial x saldo final da conta contábil 5.2.1.1;

 

Comparativo bloco 2:

Valor da previsão adicional x saldo final da Conta contábil 5.2.1.2.1;

 

Comparativo Bloco 3:

Valor da arrecadação acumulada x Saldo Final das Contas Contábeis 6.2.1.2 + 6.2.1.3;

Comparativo Bloco 4:

 

Valor da 5ª coluna do balancete da receita x Saldo final da conta contábil 6.2.1.1.

 

2. Balancete da Despesa X Balancete de Verificação

Comparativo Bloco 1:

Valor apresentado na coluna Total de Créditos do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 5.2.2;

 

Comparativo Bloco 2:

Valor apresentado na coluna Suplementações + Créditos especiais do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 5.2.2.1.2;

 

Comparativo Bloco 3:

Valor apresentado na coluna Créditos especiais do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 5.2.2.1.2.02;

 

Comparativo Bloco 4:

Valor apresentado na coluna Reduções do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 5.2.2.1.9;

Comparativo bloco 5:

Valor apresentado na coluna Saldo Disponível do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 6.2.2.1.1;

 

Comparativo bloco 6:

Valor apresentado na coluna Empenhado líquido do ano do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 6.2.2.1.3;

 

Comparativo bloco 7:

Valor apresentado na coluna “A liquidar” do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 6.2.2.1.3.01 + 6.2.2.1.3.02 (quando houver);

Comparativo bloco 8:

Valor apresentado na coluna “A pagar liquidado” do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 6.2.2.1.3.03;

 

Comparativo bloco 9:

Valor apresentado na coluna “Pago no ano” do Balancete da despesa x Saldo Final da Conta Contábil 6.2.2.1.3.04;

 

3. Balancete de verificação em nível sintético

O valor do Ativo (grupo 1), menos o valor do Passivo e Patrimônio Líquido (grupo 2), deve ser igual à diferença entre o grupo das Variações Patrimoniais Aumentativas (VPA´S, grupo 4) e as Variações Patrimoniais Diminutivas (VPD´S, grupo 3), bem como a comparação dos valores finais dos grupos 5 e 6 e dos grupos 7 e 8. Caso tenha divergência, essa consistência irá mostrar:

4. Controle da execução de restos a pagar

Relatórios que devem ser comparados:

 

Menu: Empenho > Relatórios > Relatórios de Movimentação > Execução de Restos a Pagar;

Menu: Contabilidade > Relatórios > Balancetes > Balancete de Verificação. 

 

Considerando que os comparativos acima estejam com diferenças, existem duas formas de conciliação:

 

• A primeira é imprimir as consistências de empenho que serão demonstradas ainda neste manual;
• Se não apresentar inconsistências na primeira opção, a segunda maneira de conferir o registro contábil é no razão por contas (considerando que a origem orçamentária é sempre a correta, ou seja, os balancetes de receita e despesa e o relatório de restos).

FINANCEIRO > Contabilidade > Relatórios > Razão > Por Contas

 

Colocar sempre o período que começa as diferenças para emitir;

Na primeira impressão, escolher o tipo “Agrupar por evento contábil”;

Após, analisar por tipo de evento as movimentações que a conta possui em comparação com o relatório de base (neste exemplo o relatório de restos a pagar):

Exemplo prático:

Razão da conta 6311 e 6312 - Para conferir o saldo de RP não processados a liquidar:

 

O valor apresentado no evento 32 - estorno de RP não processado deve ser o mesmo apresentado na coluna “Anulação - RP não processado” - OK

 

O valor apresentado nos eventos 33 e 39 (diminuindo o valor dos estornos) - liquidação RP, deve ser o mesmo apresentado na coluna “Liquidação” - OK

 

***Nestas contas, o registros dos “Controles em liquidação” não são visíveis no relatório de restos, porém estes valores não podem ser maiores que os de liquidação, este tipo de problema já foi visto e ocasionou diferença na Consistência, se for o caso, devemos apurar o valor e realizar um lançamento manual de ajuste ou reprocessar os lançamentos caso o período contábil ainda esteja aberto;

 

Caso o problema seja dentro dos eventos que não bateram com o relatório de restos, a mesma solução se aplica, reprocessamento se o período estiver aberto ou lançamento manual se não estiver.

 

CONSISTÊNCIAS DE EMPENHOS

FINANCEIRO > Contabilidade > Consultas > Auditoria

 

Caso ocorra alguma diferença nas consistências apresentadas até o presente momento, deve ser rodada as seguintes consistências que também estão disponíveis no menu auditoria:

1) Consistência de lançamentos: Informa que foram realizados lançamentos entre grupos de naturezas diferentes.     

Segundo o MCASP, as informações de natureza patrimonial, orçamentária e de controle só podem receber lançamentos da mesma natureza.

* Patrimonial: Grupos 1, 2, 3 e 4;

* Orçamentária: Grupos 5 e 6;

* Controle: Grupos 7 e 8.

 

Exemplo de Erro de Contabilização acima; Pode-se acessar o menu de retificação de lançamentos para correção: Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da contabilidade > Retificação de lançamentos > Retificação por alteração e informar a conta correta do lançamento (neste caso o primeiro lançamento da liquidação é a VPD, ativo ou passivo contra a conta de fornecedores). A forma de utilização da retificação está no final deste manual.

2) Empenhos pela Conta do Passivo: Analisa as movimentações das contas do passivo, nos eventos de liquidação e pagamento.  

Neste exemplo, na  liquidação registrou em uma conta do Passivo e no pagamento, outra. O ajuste se dá pela retificação também: Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da contabilidade > Retificação de lançamentos > Retificação por alteração, analisando qual evento está com a conta errada e tornando apenas uma padrão dentro de cada empenho.

 

3) Consistência de Saldos de Empenhos: Informa quando a movimentação do empenho está negativa no resumo da movimentação (Consulta > Consulta empenho).

Neste exemplo o empenho está com a movimentação negativa, o que geralmente ocorre quando há algum acerto em base no empenho. Solicitar auxílio do suporte para correção, pois neste caso, não há rotina no sistema para corrigir o saldo do empenho.

 

4) Consistência de Lançamento de Suprimento de Fundos: Informa quando a divergência de valores nos empenhos de suprimento de fundos (diárias, passagens, adiantamentos).

Neste exemplo, ocorreu uma prestação de contas com um valor que não estava mais disponível no empenho; o que deve ser feito: estornar a prestação e refazer no valor correto.

 

Empenho > Procedimentos > Prestação de Contas > Conferência > Reabertura (para estornar);

Empenho > Procedimentos > Prestação de Contas > Lançar Prestação de Contas > Reabertura (reabrir o processo para ajuste do valor);

Empenho > Procedimentos > Prestação de Contas > Lançar Prestação de Contas > Manutenção (lançar o valor correto).

 

5) Consistência de Lançamento de Empenho: Informa quando nas transações contábeis existem mais números de lançamentos que no lançamento que está registrado:

Neste exemplo, ocorreu algum problema e não contabilizou todos os registros encontrados no evento contábil padronizado; Para correção, pode realizar o reprocessamento pelo menu: Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da contabilidade > Retificação de lançamentos > Retificação por Inclusão.

 

6) Composição de Passivos por Empenho: Trás todas as movimentações ocorridas no passivo selecionado, por desdobramento de empenho, devemos colocar o reduzido da conta a ser verificada. É necessário verificar todas as informações retornadas.

Neste caso, selecionamos a conta Fornecedores e na mesma, estava sendo registrado empenhos que são de Pessoal e encargos, visualizando a coluna “Estrutural” da planilha, registros como 3.3.1. Basicamente, é necessário alterar esses registros para a conta compatível com os desdobramentos, exemplo salários (usar a retificação ou realizar um lançamento manual do valor montante para correção).

 

7) Consistência de valores em liquidação: Trás os empenhos que tenham movimentações “em liquidação” com algum equívoco, por exemplo sem valores liquidados no documento correto:

Neste exemplo, ocorreu registro em liquidação no empenho que é de suprimento de fundos, erroneamente. Solicitar auxílio do suporte para correção.

 

Conforme já mencionado, ao verificar que nas consistências de Balancetes contenham dados incorretos, deve-se sempre imprimir as consistências de empenhos, caso não encontrar dados, o passo deve ser a conciliação analítica pelo razão da conta em questão. A solução padrão será a retificação de lançamentos e/ou lançamentos manuais caso o período da contabilidade já esteja encerrado.

 

Como utilizar a retificação de Lançamentos

 

FINANCEIRO > Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da Contabilidade > Retificação de Lançamentos > Retificação por alteração

As buscas, podem ser:

Pelo código do lançamento, documento (evento contábil), data inicial/final e ainda, pelas contas crédito e débito ou todas as combinações aqui citadas:

 

Caso a conta a ser alterada seja a débito do primeiro lançamento, deve selecionar a primeira linha, e colocar acima da caixa do resultado da pesquisa a conta correta a contabilizar; A caixa débito destino e crédito destino aceita apenas estrutural, se caso saiba só o reduzido deve clicar no link ou

 

Após selecionar a conta correta, clicar em  .

FINANCEIRO > Contabilidade > Procedimentos > Utilitários da Contabilidade > Retificação de Lançamentos > Retificação por inclusão

 

Geralmente é utilizado quando existe lançamento faltante no evento contábil em questão; Na busca é de preenchimento obrigatório o documento. Mas pode-se também, preencher o lançamento contábil e o documento:

No exemplo, o doc 32 tem dois lançamentos e o sistema executou apenas 1;

Para ajuste, deve selecionar o lançamento disponível (na caixa resultados da pesquisa), neste caso, o segundo e marcar todos os registros em amarelo (os registros em amarelo quer dizer que está inconsistente, com base no cadastro de transação) e depois clicar em .

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