Farmácia

Cadastrar e dispensar medicamento de uso contínuo

Cadastrar e dispensar medicamento de uso contínuo

Elaborado por: Gabriele Bremm/Analista de Negócio/Saúde

Em: 18/03/2024

Contextualização Geral

Este documento tem como objetivo demonstrar o processo de cadastro e dispensação dos medicamentos de uso contínuo do usuário no sistema e-Cidade.

O processo de cadastro permite lançar os medicamentos que serão utilizados continuamente no tratamento de saúde do usuário, de modo que as dispensações desses itens no período do tratamento seja mais fácil e ágil para o usuário do e-Cidade. Mais amplamente, possibilita controlar as prescrições, os ciclos de entrega por medicamento, a partir das quantidades e dos períodos de retirada.

É conhecido que os tratamentos de saúde podem variar em quantidade e duração ao longo do tempo, dependendo da progressão na restauração da saúde. Para garantir que o sistema e-Cidade controle adequadamente a dispensação de medicamentos de uso contínuo, é recomendável que os registros desses medicamentos não sejam modificados em termos de quantidade e duração, mas sim encerrados sempre que houver alterações.

O fluxo para o registros de atendimento no e-Cidade as seguintes etapas:

A partir de agora, serão demonstradas estas operações em sequência, dentro dos procedimentos do sistema.

Cadastrar Medicamento de uso contínuo

É possível registrar os medicamentos de uso contínuo durante a rotina de dispensação de medicamentos ou em um menu designado.

Quando utilizado através da rotina de dispensação agiliza o registro do item durante o processo de entrega do medicamento.

1. Entrega de Medicamento

Na rotina da dispensação há duas maneiras de efetuar o cadastro do medicamento de uso contínuo: através do botão “Continuados” (A) ou checkbox “Continuado” (B).

A. No caso de uso do botão “Continuados”, o usuário para o qual será feito o cadastro deverá ser informado no campo CGS para que o botão seja liberado para acesso.

Ação Programática: informar o programa de cuidados ao qual o usuário terá o seu medicamento cadastrado.

Esse campo é obrigatório, por isso, caso não tenha a opção correta disponível, é possível cadastrar em:

Medicamento: informar qual o medicamento do usuário será cadastrado como uso contínuo.

Caso o medicamento desejado não esteja listado, será necessário cadastrá-lo primeiro como Material, no módulo Patrimonial, e depois, como Medicamento, no módulo Farmácia:

É possível realizar o cadastro do medicamento de uso contínuo mesmo que não se tenha estoque disponível no momento.

Quantidade: informar a quantidade do medicamento que o usuário irá precisar para o tratamento em um mês. A quantidade é sempre referente ao período mensal. Exemplo: 2 comprimidos por dia = 60 comprimidos (à cada 30 dias).
Frequência: informar a regularidade, em dias, na qual o usuário poderá retirar o medicamento na farmácia. Exemplo: Se a retirada dos medicamentos é mensal (1 vez no mês) = 30 (dias). Se a retirada dos medicamentos é feita a cada dois meses (1 vez a cada 2 meses) = 60 (dias).
Margem: informar número de dias de tolerância para retirada de cada medicamento, ou seja, quantos dias antes do prazo estipulado para dispensação é possível que o usuário as retire.

É interessante que essa margem não seja tão pequena, feriados e imprevistos devem ser considerados, de modo que o usuário não interrompa seu tratamento por falta de medicação.

Exemplo: 5 dias antes da data (de terminar o medicamento do usuário), este estará disponível para retirada na farmácia.

Exemplos de preenchimento dos campos Quantidade/ Frequência/ Margem:

Medicamento A, utilizado 1 vez ao dia, com dispensação a cada 2 meses pela farmácia.

Quantidade: 30

Frequência: 60

Margem: 3 (isso significa que, 3 dias antes de terminar o medicamento, este já estará disponível para retirada).

Medicamento B, utilizado 2 vezes ao dia, com dispensação mensal (1 vez no mês) pela farmácia

Quantidade: 60

Frequência: 30

Margem: 5 (isso significa que, 5 dias antes de terminar o medicamento, este já estará disponível para retirada).

Observação: campo obrigatório destinado a registrar informações relevantes do usuário e que serão exibidas na Carteirinha de Medicamento do usuário.

Validade

Início: data de início do controle de retirada do medicamento. A data inicial é obrigatória.

Para o controle de renovação da receita, recomenda-se colocar a data da prescrição do medicamento como a data do início do tratamento.

Fim: data de final do controle de retirada do medicamento. A data final não é obrigatória para a realização do cadastro, mas possibilita, por exemplo, melhor controle para renovação de receita.

O correto preenchimento da Validade Inicial e Final no cadastro do medicamento contínuo permite controlar a necessidade de renovação da receita. Por isso, quando não há uma data preestabelecida para o final do tratamento, recomenda-se calcular a validade final da prescrição conforme preconiza a legislação atual e preencher no campo Validade Fim.

Caso se opte por não informar a data final da validade é possível que o sistema e-Cidade faça o encerramento do tratamento de forma automática através da ativação do parâmetro Nº dias encerramento med. continuado.

Essa configuração é ativada informando o número de dias (diferente de zero) em que se não for realizada a retirada do medicamento, o seu cadastro será dado como encerrado (não excluído).

Após a definição, o tempo indicado será aplicado a todos os registros de medicamentos de uso contínuo ativos, com início da contagem a partir da data de validade inicial.

Imprimir Carteirinha: permite emitir um documento, em formato de cartão, para controle dos medicamentos de uso contínuo do usuário.

O botão ALTERAR permite editar todos os registros de todos os campos anteriormente cadastrados, entretanto a modificação dos dados não é recomendada para os campos Medicamento, Validade (Início e Fim), Quantidade e Frequência, pois dependendo dos parâmetros configurados, irão modificar as quantidades do medicamento disponíveis para a retirada no período e o histórico dos registros.

A exclusão do registro ocasionará a perda do histórico dos dados.

Ela é recomendada apenas para situações nas quais a inclusão do registro foi equivocada. Para todos os outros casos, deve-se concluir com a data de final de validade, a fim de manter o histórico dos registros.

Ao fechar a tela, os medicamentos cadastrados já passarão a ser exibidos, na rotina de entrega de medicamento, no grid de Medicamentos Dispensados e sinalizados na cor azul. A partir daí, deve-se seguir preenchendo os Dados da Retirada normalmente.

B. O uso do checkbox “Continuado”, permite que o cadastro seja realizado no mesmo momento no qual já se está realizando a dispensação, agilizando o processo de registro.

Para o dessa funcionalidade, todos os campos anteriores da tela que são obrigatórios devem ser preenchidos. Segue-se o padrão de registro normal da dispensação.

Após indicar o medicamento, preencher:

Quantidade: informar a quantidade do medicamento que o usuário irá precisar para o tratamento em um mês. A quantidade é sempre referente ao período mensal. Exemplo: 2 comprimidos por dia = 60 comprimidos (à cada 30 dias).
Frequência: informar a regularidade, em dias, na qual o usuário poderá retirar o medicamento na farmácia. Exemplo: Se a retirada dos medicamentos é mensal (1 vez no mês) = 30 (dias). Se a retirada dos medicamentos é feita a cada dois meses (1 vez a cada 2 meses) = 60 (dias).
Margem: informar número de dias de tolerância para retirada de cada medicamento, ou seja, quantos dias antes do prazo estipulado para dispensação é possível que o usuário as retire.

É interessante que essa margem não seja tão pequena, feriados e imprevistos devem ser considerados, de modo que o usuário não interrompa seu tratamento por falta de medicação.

Exemplo: 5 dias antes da data (de terminar o medicamento do usuário), este estará disponível para retirada na farmácia.

Ação Programática: informar o programa de cuidados ao qual o usuário terá o seu medicamento cadastrado.

Esse campo é obrigatório, por isso, caso não tenha a opção correta disponível, é possível cadastrar em:

Ao realizar o cadastro desta forma, a data de Validade Inicial do tratamento é registrada com a data no qual a dispensação foi realizada e a data de Validade Final fica em branco.

2. Medicamento Contínuo

Uma outra maneira de realizar o cadastro do medicamento de uso contínuo é pela rotina específica que leva o mesmo nome.

Na prática, a interface e a execução do registro são exatamente iguais às exibidas com acesso pelo botão Continuado da Entrega do Medicamento.

Dispensar medicamento de uso contínuo

A dispensação de um medicamento de uso contínuo é realizada na mesma rotina do que a utilizada para todos os outros produtos da farmácia.

O processo de dispensação dos medicamentos de uso contínuo se diferencia pela visualização dos itens cadastrados que são exibidos na cor azul no grid Medicamentos Dispensados, logo ao selecionar o usuário (CGS).

Para dispensar esses medicamentos, é necessário informar apenas a quantidade a ser dispensada (Qtde Disp.), total ou parcial, observando o limite máximo do saldo disponível cadastrada para o período.

Para facilitar o uso, é possível lançar o saldo total disponível de cada medicamento contínuo clicando no checkbox da coluna Dispensa ou no botão M para realizar a ação em múltiplos itens de uma única vez.

Quando estiver fora do período definido para retirada, o sistema irá impedir a dispensação. Essa informação poderá ser facilmente visualizada na coluna Próx. Disp. do grid, no qual exibirá a data em vermelho, indicando a impossibilidade de retirada e exibindo a data a partir da qual será possível que o usuário retire novamente este medicamento.

Caso se identifique que os períodos e quantidades não estão atualizados, no momento da dispensação, será necessário acessar o botão Continuados para realizar a adequação do cadastro. Entretanto, SEMPRE recomenda-se finalizar o cadastro atual e iniciar um novo, já que, dependendo dos parâmetros configurados, as quantidades do medicamento disponíveis para a retirada no período e o histórico dos registros poderão ser modificados.

Parâmetros

Alguns parâmetros influenciam na forma como o sistema se comporta na dispensação dos medicamentos de uso contínuo. Abaixo serão explicados como esses comportamentos são alterados conforme a configuração definida.

Acumular saldo medicamento continuado: Determina se haverá acúmulo de saldo na margem dos medicamentos continuados.

SIM: Esta opção irá acumular no saldo as quantidades não retiradas em um período, podendo o usuário retirá-la a qualquer momento enquanto tiver saldo.

Quando essa opção está SIM e a Validade inicial do cadastro do medicamento é modificada para um período anterior, o saldo do período anterior será somado, podendo o usuário retirar a quantidade total do novo saldo. Por isso, o cadastro do medicamento deve SEMPRE ser finalizado e não modificado.

NÃO: Esta opção não permite acumular o saldo para retirada em outros períodos. Isso significa que se a quantidade total não foi retirada em determinado período, na próxima data de retirada a quantidade disponibilizada será somente a cadastrada.

Próxima Retirada: parâmetro que modifica o comportamento do campo “Próx. Disp” (Próxima dispensação) do medicamento de uso contínuo.

À partir da validade inicial no cadastro de continuado: a data exibida no campo usa como referência para o cálculo da próxima dispensação a validade inicial do cadastro.

À partir da data da última retirada: a data exibida utiliza como referência para o cálculo da próxima dispensação a data da última retirada do medicamento.