Matricula online - Cadastros

Contextualização Geral

Este manual tem como objetivo orientar os usuários na realização dos cadastros de Ciclos, Fases, Escolas e Escolas por Fase, bem como na configuração da idade por etapa, no cadastro de vagas e na realização da inscrição interna, garantindo o correto funcionamento do sistema e o pleno aproveitamento de suas funcionalidades.

Cadastro de Ciclo

Por meio deste item de menu, será realizado o cadastro dos Ciclos que irão compor cada Fase, ou seja, será definido qual nível de ensino será ofertado em cada Fase.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Descrição	Informe neste campo a descrição do(s) tipo(s) de ensino que serão ofertados na fase;
Sigla	Informe, neste campo, a sigla correspondente ao ensino ofertado;
Data de cadastro	Clique neste campo para selecionar a data correspondente ao cadastro;
Ativo	No ato do cadastro, este campo deve ser marcado quando o ensino estiver sendo ofertado. Caso o ensino não seja mais ofertado, clique em ações em editar e desmarque-o;
EJA	Este campo deve ser marcado apenas quando o tipo de ciclo ofertado na fase for EJA;
Ensinos	Selecione o ensino que será vinculado ao cadastro do ciclo.

Após preencher todos os campos clique no botão salvar , caso deseja editar acesse a coluna ações clique sobre ícone de edição.

Atenção!

Quando houver fases com níveis de ensino distintos a serem ofertadas, é necessário realizar o cadastro de cada ciclo individualmente.

Importante:
Recomendamos que o ciclo da EJA seja criado separadamente no momento do cadastro, garantindo assim uma fase específica somente para este ensino

Cadastro de Fase

No cadastro da fase, podem ser configurados os seguintes parâmetros:

Data de corte, conforme estabelecido pela LDB;
Data e horário de abertura das inscrições pelo portal;
Data e horário de encerramento das inscrições pelo portal;
Público-alvo que será atendido em cada fase.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Descrição	Informe neste campo a descrição do nível de ensino que será ofertado nesta fase (ex.: Educação Infantil, Ensino Fundamental – Anos Iniciais, EJA).
Data de Corte	Informe neste campo a data de corte, conforme estabelecido pela LDB.
Nº Opções Escolha	Informe neste campo quantas opções de escola estarão disponíveis para o usuário escolher durante a inscrição no portal.
Nº Opções Obrigatórias	Informe neste campo o número de escolas que o usuário deverá obrigatoriamente selecionar no ato da inscrição.
Ciclo	Clique neste campo e selecione o ciclo (nível de ensino) que será ofertado nesta fase.
Data Início	Informe neste campo a data em que terão início as inscrições.
Hora Início	Informe neste campo o horário de abertura no qual se iniciarão as inscrições no portal.
Data Fim	Informe neste campo a data de encerramento das inscrições. Após esta data, o sistema não permitirá novos registros no portal.
Hora Fim	Informe neste campo o horário de encerramento das inscrições. Após este horário, dentro da data definida, o sistema bloqueará o acesso para novos registros.
Exibe Escola de Origem	Essa opção deve ser marcada quando o público-alvo for definido como Transferência em Rede. Ao selecionar essa opção, o sistema solicitará que o usuário informe a escola de origem em que a matrícula está ativa.
Candidatos PcD	Este campo deve ser marcado somente quando a fase for destinada exclusivamente ao público PcD. Caso a fase também seja ofertada a candidatos que não são PcD, este campo não deve ser marcado
Transferência na Rede	Marque esta opção quando a fase for destinada apenas a candidatos com matrícula ativa na rede. Quando selecionada, o sistema irá considerar apenas candidatos com matrícula ativa, realizando a validação dos dados pessoais a partir do CPF informado na inscrição com o CPF existente no cadastro ou, no caso de estrangeiros, pelo RNE ou visto.
Candidatos Fora da rede	Marque esta opção quando a fase for destinada para candidatos que não possuem matrícula ativa na rede. Quando selecionada, o sistema irá considerar matrículas inativas ou candidatos novos que ainda não possuem cadastro no sistema, permitindo a inscrição de candidatos externos à rede escolar.

Após preencher todos os campos clique no botão salvar , caso deseja editar acesse a coluna ações clique sobre ícone de edição.

Atenção !!!

Ao criar fases, certifique-se de que as datas de abertura e encerramento estão corretas.

Caso sejam criadas mais de uma fase, as datas não devem se sobrepor ou entrar em conflito entre si, garantindo que cada fase tenha seu período exclusivo de inscrição.

Cadastro Escola por fase

Gerenciar as escolas de uma fase

Clique no link Fase.
Selecione a fase correspondente que deseja configurar.
Marque as escolas que participarão desta fase.
Após selecionar todas as escolas disponíveis para a fase indicada, clique em Salvar.

Cadastro Escola

Através desta rotina, é possível realizar o cadastro de novas escolas da rede, escolas de extensão ou escolas de convênio, incluindo seus respectivos dados de endereço e contato. Além disso, é possível vincular cada escola à sua escola sede.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Nome	Neste campo, deve ser informado o nome da escola.
Tipo	Neste campo o sistema irá disponibilizar três tipos de escola: Sede > esta opção deve ser selecionada quando se tratar de uma escola da rede cuja sede já possua um departamento cadastrado no sistema. Ao selecionar, será habilitado o link para inserir o departamento ao qual a escola pertence. Extensão > Ao selecionar esta opção, a escola deve ser vinculada a uma sede já existente. Será habilitado o link para inserir o departamento ao qual a escola sede pertence. Convênio > Ao selecionar esta opção, a escola será cadastrada como externa à rede.
Ativa	Este campo deve ser marcado ao cadastrar uma nova escola. Caso a escola existente não esteja mais ativa na rede, o campo deve ser desmarcado, e a escola não será listada no portal de inscrição.
Oferece Acessibilidade	Este campo deve ser marcado se a escola oferece acessibilidade para candidatos com alguma deficiência física. Ao marcar este campo, será exibido no portal de inscrição um símbolo indicando que a escola possui acessibilidade.
CNPJ	Este campo não é obrigatório.
E-mail:	Este campo não é obrigatório.
Diretor(a)	Este campo não é obrigatório.
Bairro	Clique na descrição; o sistema listará os bairros existentes. Selecione o bairro correspondente à localização da escola.
Rua	Clique na descrição; o sistema listará as ruas existentes. Selecione a rua correspondente à localização da escola.

Os demais campos devem ser preenchidos de acordo com o endereço da escola. Após isso, clique no botão Salvar.

Atenção !!!

Certifique-se de que todos os dados estão corretos. Por meio deste cadastro, a escola será listada no portal na opção Escolas por Bairro e estará disponível na lista de escolas por fase, caso faça parte da fase, como uma opção a ser escolhida pelo público.

Para alterar uma escola já cadastrada, clique no botão Pesquisar e selecione a escola que deseja modificar.

Cadastro Escola por bairro

Através deste item de menu é possível realizar a inserção dos bairros atendidos por cada escola.
Deve-se registrar todos os bairros que a escola atende, garantindo o correto vínculo entre a unidade escolar e sua área de abrangência.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos

Descrição

Escola

Clique sobre a descrição. O sistema exibirá a lista de escolas. Em seguida, selecione a escola desejada.

Bairro

Clique sobre a descrição. O sistema exibirá a lista de bairros existentes.
Selecione os bairros correspondentes à localização da escola, bem como os bairros adjacentes atendidos por ela.

Após selecionar os bairros:

Clique no botão Adicionar.
Em seguida, clique em Salvar.
Caso algum bairro tenha sido inserido incorretamente, utilize a coluna Ação e selecione a opção Remover.

Atenção !!!

Antes de concluir, verifique se todos os dados estão corretos.

Este cadastro garante que:

A escola seja exibida no portal na opção Escolas por Bairro.
Caso a localização do candidato esteja distante da escola, o sistema utilize as informações cadastradas para comparar os endereços e acionar o sinalizador correspondente no portal.

Cadastro Idade Por Etapa

Através deste item de menu, é possível definir a idade inicial de cada etapa e a idade final correspondente a cada ensino.

Com base nas idades configuradas neste cadastro, o sistema irá indicar, no portal, a etapa correta compatível com a data de nascimento do aluno, considerando a data de corte configurada na fase.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Ensino	Neste campo, o sistema exibirá os ensinos previamente cadastrados no módulo Secretaria. Selecione o ensino desejado.
Etapa	Neste campo, o sistema listará todas as etapas correspondentes ao ensino selecionado.
Idade Inicial	Informe a idade inicial de cada etapa, conforme o regimento do município que estabelece a portaria de matrícula inicial.
Idade Final	Informe a idade final de cada etapa, conforme o regimento do município que estabelece a portaria de matrícula inicial.

Após preencher, basta clicar no botão salvar.

Atenção !!!

No ato da inscrição, caso a etapa exibida no campo “Ano Escolar / Série” não esteja compatível com a idade do candidato (conforme a data de nascimento), retorne a esta rotina e ajuste a idade final da etapa na qual o candidato pretende se inscrever.

Cadastro Tipo de Situação

É por meio desta rotina que se realiza o cadastro da situação da inscrição, seja em casos de alocação via lista de espera, desistência do candidato ou alocação em escolas conveniadas.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos

Descrição

Descrição

Neste campo deve ser inserido o tipo de situação

Tipo

Conforme a descrição , selecione o tipo de situação que será vinculada ao cadastro.

O sistema listará as seguintes opções:

Designa: Quando o candidato é alocado na escola de forma regular e definitiva.
Processo Judicial: Quando a matrícula ou alocação do candidato é determinada por decisão judicial.
Desistente: Quando o candidato opta por não realizar a matrícula ou desiste da vaga.
Exclusão: Quando o cadastro do candidato é removido do sistema por critérios administrativos.
Não Designa: Quando o candidato não é alocado em nenhuma escola.
Transferência: Quando o candidato é transferido de uma escola para outra dentro do sistema.
Alocação em escolas conveniadas: Quando o candidato é alocado em uma escola que possui convênio com a rede de ensino.

Após preencher, basta clicar no botão salvar.

Cadastro Vagas

Através deste item de menu, o sistema permitirá o cadastro das vagas de duas formas:

Importação via arquivo CSV: preencher o arquivo com os dados e importá-lo para o sistema.
Lançamento por escola: cadastrar as vagas diretamente na rotina por escola, ensino, etapa e turno.

Gerar arquivo CSV para preenchimento de vagas

Campos	Descrição
Fase	Clique sobre a descrição, o sistema abrirá a tela de pesquisa com as fases, selecione a fase que deseja gerar o arquivo para o preenchimento.

Após selecionar a fase clique no botão Gerar CSV. Preencha as vagas no arquivo de acordo com o turno e a etapa em que serão ofertadas, como no exemplo abaixo.

Exemplo

Importar arquivo CSV preenchido

Após preencher o arquivo, acesse o item de menu Importar CSV Preenchido.
Clique sobre a descrição da Fase.
Selecione o arquivo, clicando no botão de upload.
Clique no botão Importar CSV.
O sistema exibirá a mensagem confirmando a atualização do saldo de vagas.

Lançamento por escola :

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Fase	Clique sobre a descrição, selecione a fase que deseja configurar
Escola	Clique sobre a descrição, selecione a escola que deseja configurar
Ensino	Neste campo exibirá os ensinos que a escola oferta, selecione o ensino que deseja configurar as vagas

Após o preenchimento dos campos, clique no botão Pesquisar.

O sistema carregará uma grade contendo a etapa e o turno, conforme o ensino selecionado. No campo do Vagas~~turno disponível~~, insira a quantidade de vagas que serão ofertadas em cada etapa.

Atenção !!

Antes de inserir as vagas, certifique-se de que as etapas e os turnos estão

configurados corretamente.

Caso seja necessário ajustar, acesse a rotina:
DB:EDUCAÇÃO > Matrícula OnLine > Procedimentos > Escolas Disponíveis para o Pré-Matrícula > Manutenção
e realize as correções necessárias.

Turmas de Extensão

Por meio deste item de menu, serão configuradas as turmas de extensão vinculadas às escolas sede, informando corretamente a qual escola de extensão cada turma pertence.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

Campos	Descrição
Escola Sede	Clique sobre a descrição e selecione a escola sede que possui escolas de extensão vinculadas.
Calendário	Selecione o calendário letivo que possui as turmas de extensão;

Após o preenchimento dos campos, clique no botão Pesquisar. O sistema carregará uma grade contendo a etapa e a escola sede como principal.

Clique sobre o campo correspondente e altere a escola, informando qual é a escola de extensão pertinente a cada turma.
Em seguida, clique no botão Salvar.

Caso exista calendário separado para as turmas de extensão ou turmas anexas vinculadas à escola de extensão:

Selecione o calendário correspondente
Sinalize a escola de extensão em cada turma
Salve as alterações

Inscrição

Realizar inscrições de candidatos cuja fase esteja fechada para o público externo
Permitir também a inscrição em fases abertas, quando necessário

Essa funcionalidade facilita o trabalho do usuário responsável pela Central de Vagas, centralizando e agilizando o processo de inscrição e gestão de candidatos.

Registre os campos conforme a tabela abaixo:

1ª Etapa

Campos	Descrição
Data de nascimento	Informe neste campo a data de nascimento do candidato, pois é por meio dela que o sistema irá identificar automaticamente a fase e a etapa compatíveis.
Fase	O sistema irá identificar automaticamente as opções conforme a data de nascimento. Caso exista mais de uma fase compatível, o sistema permitirá a seleção da fase desejada.
Nacionalidade	Informe o tipo de nacionalidade conforme o documento oficial do candidato. Caso seja informado como “Estrangeiro”, o sistema exibirá os campos Visto e RNE, sendo obrigatório o preenchimento de ao menos um deles.
CPF	Informe neste campo o CPF do candidato. Caso exista inscrição não designada ou cadastro anterior como aluno na rede, o sistema retornará automaticamente os dados, facilitando o preenchimento — bastando apenas conferir e atualizar as informações, se necessário.
Nome	Informe o nome do candidato exatamente conforme consta no documento oficial de registro.
Nome Social	Este campo deve ser preenchido apenas caso exista registro nos documentos oficiais do candidato, conforme previsto na Lei nº 8.727.
Visto / RNE	Estes campos estarão disponíveis quando o tipo de nacionalidade for “Estrangeiro”, sendo obrigatório o preenchimento de ao menos um deles.
Ano Ensino/ Série	Selecione o ano escolar ou série compatível com a data de nascimento do candidato.
Rede de origem	Neste campo deve ser informado o tipo de ingresso na rede. Caso o tipo selecionado seja “Transferência – Rede Municipal”, o preenchimento do campo Escola de Origem será obrigatório.
Escola de origem	Este campo ficará disponível apenas quando o tipo de rede de origem for informado como “Transferência – Rede Municipal”. Informe a escola da rede na qual possui a última matricula cursada durante o ano letivo vigente.

Após o preenchimento dos campos clique no botão próximo , onde serão informados os dados pessoais do candidato.

2ª Etapa

Registre os campos conforme a tabela abaixo: