Configurar Agenda de Exames
Elaborado por: Gabriele Bremm/Analista de Negócio/Saúde
Em: 31/07/2024
Contextualização Geral
Este documento tem como objetivo demonstrar como configurar a agenda de exames realizados por prestadores de serviços, apresentando os tipos de controles existentes que refletem a realidade do município.
Para configurar a agenda, é necessário entender o contexto do contrato com o Prestador de Serviço, as regras definidas e os acordos estabelecidos entre as partes. Isso fornecerá subsídios para decidir que tipo de agenda e forma de controle que melhor atenderá as necessidades.
Dito isso, é importante contextualizar as diferenças e peculiaridades das formas de controle existentes:
Controle Diário: Este tipo de agenda atende prestadores que possuem horários fixos para a realização dos exames, geralmente sem alterações nos dias e horários. O controle pode ser realizado definindo horários específicos para os exames ou disponibilizando todos os agendamentos no mesmo horário. Resumidamente, essa agenda é caracterizada pela rigidez no agendamento, funcionando de maneira similar ao agendamento de consultas.
Controle Mensal: Este tipo de agenda atende prestadores que não possuem horários fixos para a realização dos exames, com horários que mudam mensalmente e controle baseado na quantidade fixa de exames disponíveis. O controle pode ser feito de forma individual (por exame) ou em grupo (conjunto de exames). Resumidamente, essa agenda é caracterizada pela flexibilidade no agendamento.
O processo de configuração da agenda de exames, que será demonstrado a seguir, precede que o Prestador de Serviços já esteja devidamente cadastrado no e-Cidade, bem como os exames que irá realizar.
Esse cadastro prévio é realizado através do menu:
O fluxo para o registros seguem as seguintes etapas:
A partir de agora, serão demonstradas estas operações em sequência, dentro dos procedimentos do sistema.
Configurar Agenda de exames
Após a definição de qual tipo de agenda e forma de controle será configurada é necessário acessar o cadastro realizado do Prestador em:
Controle Diário de Exames
Nesta configuração de agenda, o controle é realizado para cada exame, a exemplo da Tomografia Computadorizada de Pescoço, com definição da quantidade de exames disponíveis para agendamento por dia da semana.
Aba Cota Diária
Exame: informar o exame que será realizado o controle. Só serão exibidos na lista de exames, os que foram previamente cadastrados para o referido prestador na aba Vínculo dessa rotina.
Tipo Grade: forma de exibição dos horários na grade da agenda, podendo ser: Intervalo ou Período.
- Intervalo: horários com intervalo de tempo. Calculado automaticamente pelo sistema conforme o horário definido para início e fim dos agendamentos, dividido pelo número de fichas (fichas + reservas) determinadas para aquele dia.
Exemplo: Início da agenda 08:30 e final da agenda 12:00 = 3h 30min (210 min) / (fichas 8 + 0 reservas) = 30 min para cada exame.
Já para que as divisões dos horários na agenda fiquem de 20/20min em atendimentos das 08:00 às 12:00 deve-se ter ao todos 12 fichas distribuídas em “fichas” e “reservas”.
- Período: todos os horários disponíveis na agenda são identificados com o horário definido para o início. Esse tipo de agenda é utilizada para exames, que apesar de agendados, são realizados por ordem de chegada.
Exemplo: em atendimentos das 08:00 às 12:00, todas as fichas da agenda na grade são exibidas com horário das 08:00 e o horário final ficará em branco.
Dia da Semana: dias da semana no qual o prestador executará o exame definido nessa agenda: de Domingo à Sábado.
Fichas: número de exames regulares disponíveis para o agendamento no horário estipulado;
Reservas: destinado a previsão de agendamentos para encaixe de novos exames na agenda. Quando não houver disponibilidade preencher o campo com zero (0).
As fichas reservas ficam indicadas na agenda sempre nos últimos horários disponíveis, identificado por “RESERVADA”. Elas também são contabilizadas na distribuição dos horários na agenda.
Data de Validade (Inicial/ Final): data de início de validade da agenda e data de conclusão da agenda. Estes campos não são obrigatórios.E caso a data Inicial não seja informada, a agenda será aberta no próximo dia do mês que corresponde ao dia da semana selecionado.
Sugestão de uso: Caso a agenda seja permanente não incluir a data final (deixar em branco).
Horário (inicial/Final): horário de início e fim da agenda do exame. O sistema distribui os horários considerando todo o período de agendamento, portanto, no horário final, registrar o momento em que "o último exame está previsto para terminar".
Exemplo da mensagem informativa que aparecerá para esses casos na aba do Controle Diário:
Controle Mensal de Exames
Nesta configuração de agenda, o controle pode ser realizado por exame ou por um grupo definido de exames, entretanto em ambos casos, não é possível selecionar os dias da semana e os horários são definidos no momento do agendamento do exame. Essa agenda permite flexibilizar as possibilidades de agendamentos para aqueles casos em que as agendas não são fixas.
Exemplo de como a agenda do prestador é visualizada:
Conforme visualizado, a agenda do prestador é aberta para todos os dias da semana (Domingo à Sábado) e os horários da agenda são exibidos como 00:00 para que sejam informados corretamente no momento do agendamento.
Aba Cota Mensal
Inicialmente deverá ser definido como será o controle da agenda de exames denominado de Tipo de Cota: por exame (individual) ou por grupo de exames (grupo). Para cada uma das escolhas, existem informações diferentes a serem detalhadas.
Tipo de Cota
- Individual: controle será feito por exame. Para cada exame serão definidos a quantidade e o período de controle.
Exame: informar o exame que será realizado o controle. Só serão exibidos na lista de exames, os que foram previamente cadastrados para o referido prestador na aba Vínculo dessa rotina.
- Grupo: controle será feito para um grupo de exames definidos. Para cada grupo (conjunto de exames) serão definidos a quantidade e o período de controle.
Essa opção permite agrupar vários exames semelhantes (como diferentes tipos de Tomografia) e definir uma cota única. Assim, tomografias de qualquer tipo podem ser agendadas, descontando fichas da cota do grupo de exames.
Grupo: definir um nome para o conjunto de exames que serão controlados. Ex: Tomografia computadorizada.
Exames: selecionar todos os exames que deverão compor o grupo de controle. Só serão exibidos na lista de exames, os que foram previamente cadastrados para o referido prestador na aba Vínculo dessa rotina.
Lançamento Mensal
Quantidade: Informar a quantidade de horários que serão abertos para o agendamento do exame ou do grupo de exames por mês.
Competência Inicial / Final: informar mês (xx) e ano (xxxx) que esse controle será efetivo.
Tipo Individual: Na Grade Mensal o nome do exame será exibido com a quantidade determinada para cada competência (Exemplo: 07/2024 a 07/2025):
Tipo Grupo: Na Grade Mensal o nome do grupo será exibido com a quantidade determinada para cada competência (Exemplo: 07/2024 a 07/2025):
Será possível incluir quantos grupos forem necessários, bastando realizar a configuração para um novo grupo. Todos os grupos criados serão exibidos na Grade Mensal.
Exemplo da mensagem informativa que aparecerá para esses casos na aba do Controle Diário:
