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Lançamentos Manuais

Elaborado por: Leandro Souza

Em: 08/12/2023

Contextualização Geral

Quando tratamos de escrituração contábil, principalmente no que tange às instituições governamentais cuja contabilidade envolve contabilização em três sistemas diferentes (Patrimonial, Orçamentário e Controles), temos um conjunto de fatos contábeis que em sua maioria são registrados de forma padronizada e automatizada. Estes eventos partem em todos os sistemas informatizados de uma sequencia lógica de passos que podemos resumir em poucos tópicos:

  • um usuário executa um determinado procedimento em seu departamento;
  • este procedimento "dispara" um evento pré programado no sistema;
  • este evento está associado a um conjunto de lançamentos padronizados, que são executados em tempo real.

No sistema E-cidade, chamamos este conjunto de eventos de "Transações".

Entretanto, sempre existirá nas atribuições de um profissional da Contabilidade a responsabilidade da análise e validação de todos os valores constantes nos balancetes e demais livros contábeis a serem emitidos e nestas análises sempre haverá a possibilidade (e necessidade) de realizar escriturações contábeis de forma manual.

Salvo exceções, em regra os lançamentos manuais são executados nas seguintes situações:

  • reclassificações de conta contábil após uma conciliação de contas;
  • complemento da escrituração em situações onde os sistemas não oferecem a possibilidade de realizar o lançamento de forma padronizada e automática.

O objetivo deste documento, é demonstrar como realizar estes lançamentos no E-cidade, bem como todos os aspectos envolvidos.

Aspectos importantes sobre os lançamentos manuais

Conforme já explicamos, a regra geral de um lançamento manual bem como sua utilidade, é basicamente realizar registros complementares e corretivos na escrituração. Porém, entende-se tão importante quanto saber quando e como estes registros devem ser feitos, saber quais são as restrições para escriturar de forma manual.

Podemos classificar estas restrições em dois tipos distintos:

  • regras de integridade do PCASP, constantes basicamente no próprio MCASP;
  • regras de estrutura do sistema E-cidade.

Para verificar as regras do primeiro tópico, recomendamos a leitura do item "3.5. REGRAS DE INTEGRIDADE DO PCASP" constante no MCASP. Este manual pode ser visto através do link "https://sisweb.tesouro.gov.br/apex/f?p=2501:9::::9:P9_ID_PUBLICACAO:41943".

Como restrição "de sistema" podemos citar como principal exemplo a realização de lançamentos contábeis manuais envolvendo contas bancárias. Neste caso um lançamento manual não deve ser feito porque fere a integridade do saldo bancário entre os módulos de Contabilidade e Tesouraria causando principalmente distorções na conciliação bancária e fechamento do Balanço Financeiro.

Para melhor organizar, apresentamos a seguir uma relação de lançamentos manuais que não devem ser realizados.

DEFINIÇÃO

TIPO

IMPLICAÇÕES

TRAVA NO SISTEMA ?

Lançamentos entre classes incompatíveis (como por exemplo debitando classe 1 e creditando classe diferente de 1,2,3,4).

MCASP

Balancetes, MSC e demais relatórios legais não fecharão.

É importante realizar a leitura do link indicado para verificar todas as compatibilidades antes da decisão de se realizar um lançamento manual.

Não

Lançamentos entre contas de atributo “Indicador do Superávit Financeiro” diferentes, como por exemplo, debitar uma conta de ISF “F” e creditar uma conta de ISF “P” em um lançamento não previsto no MCASP.

MCASP

Causará distorções na MSC, Balanço Financeiro, Demonstração do Fluxo de Caixa, fechamento de equações como “Passivo Financeiro X Execução Orçamentária” e apuração da Disponibilidade Líquida por Destinação de Recursos.

Não

Lançamentos manuais envolvendo contas bancárias

E-Cidade

Causará diferença entre os saldos bancários registrados no balancete contábil em comparação ao saldo do Boletim da Tesouraria. Estes saldos, apesar de estarem gravados em estruturas diferentes, devem sempre guardar paridade. Uma diferença entre os mesmos compromete por exemplo as conciliações bancárias.

Sim

Lançamentos manuais entre contas “Extra Orçamentárias” e contas que registram movimentações de empenhos, como por exemplo:


     Débito:  21881xx

     Crédito: 21311xx

E-cidade

Causará diferença no Balanço Financeiro e na Demonstração do Fluxo de Caixa. É recomendável que as movimentações em contas que registram valores financeiros extra orçamentários cuja maioria é registrada no grupo de contas de consignações sejam sempre contabilizadas com contrapartida em contas bancárias e registradas através de documentos no módulo de Tesouraria (planilhas ou Slips).

Não

Lançamentos manuais envolvendo contas do sistema orçamentário (grupos 5 e 6)

E-cidade

Esta não é uma vedação legal, mas em regra as contas do sistema orçamentário, constantes nas classes 5 e 6 representam diretamente a paridade com os saldos orçamentários, ou seja:

  • os saldos dos créditos iniciais da receita, despesa e restos a pagar constantes nos balancetes de receita e despesa, bem como nos relatórios com a posição dos restos a pagar, que são registrados no encerramento e abertura do exercício contábil;

  • os saldos da execução orçamentária da receita, despesa e restos a pagar;

  • os saldos dos créditos adicionais (suplementações).

Ou seja, estas contas devem em regra ter apenas em seus movimentos e saldos as movimentações automáticas vinculadas aos seus módulos de origem.

Caso haja uma necessidade de ajuste manual, deve-se ter o cuidado de apontar o vínculo com a informação complementar de referência correta. Isto veremos no decorrer deste manual.

Não

Estrutura de um lançamento contábil

Quando falamos de um lançamento contábil estamos tratando da menor unidade possível de um registro que formará um saldo. Estes movimentos e saldos serão levados a Demonstrativos Contábeis de propósitos gerais.

Independentemente da origem, ou seja, se for manual ou automático, todo lançamento contábil tem necessariamente a mesma composição:

  • conta a débito;
  • conta a crédito;
  • histórico;
  • valor;
  • informações complementares.

Vejamos um exemplo desta estrutura usando informações mínimas exigidas na Matriz de Saldos Contábeis.


Caso Prático

Pagto de um Empenho

Conta a Débito

Conta a Crédito

Patrimonial

213110100000000

FORNECEDORES

111111900000000

BANCO CONTA MOVIMENTO

Poder e Órgão

Poder e Órgão

Indicador de Superávit Financeiro

Indicador de Superávit Financeiro

Fonte de Recursos

Fonte de Recursos

Orçamentário

622130300000000

CRÉDITO EMPENHADO LIQUIDADO A PAGAR

622130400000000

CRÉDITO EMPENHADO LIQUIDADO PAGO

Poder e Órgão

Poder e Órgão

Função e Subfunção

Função e Subfunção

Natureza da Despesa

Natureza da Despesa

Fonte de Recursos

Fonte de Recursos

Complemento da Execução Orçamentária

Complemento da Execução Orçamentária

Controles

821110100000000

RECURSOS DISPONÍVEIS PARA O 

EXERCÍCIO

821140100000000

DISPONIB POR DESTIN RECURSOS UTILIZADA

Poder e Órgão

Poder e Órgão

Fonte de Recursos

Fonte de Recursos

Complemento da Execução Orçamentária

Complemento da Execução Orçamentária


Sendo assim, toda vez em que um lançamento for realizado, existem informações mínimas que precisam ser preenchidas conforme as operações que as contas registram. Vejamos então um mapa contendo exemplos das principais vinculações entre as contas e seus atributos mínimos.

Grupo de Contas

Movimento que registra / Informação mínima

Grupo de Contas

Movimento que registra / 

Informação mínima

111111900-BANCOS CONTA MOVIMENTO - DEMAIS CONTAS

Fonte de Recursos

ISF

Instituição

213110100-FORNECEDORES NACIONAIS

Fonte de Recursos

ISF

Instituição

Credor

112000000-CRÉDITOS A CURTO PRAZO

Fonte de Recursos

ISF

Instituição

Credor

218800000-VALORES RESTITUÍVEIS

Fonte de Recursos

ISF

Instituição

Credor

521100000 PREVISÃO INICIAL DA RECEITA

Receita

621000000 EXECUÇÃO DA RECEITA

Receita

522000000 FIXAÇÃO DA DESPESA

Dotação

622000000 EXECUÇÃO DA DESPESA

Dotação

Empenho

530000000 INSCRIÇÃO DE RESTOS A PAGAR

Empenho

630000000 EXECUÇÃO DE RESTOS A PAGAR

Empenho

721100000 CONTROLE DA DISPONIBILIDADE DE RECURSOS

Fonte de Recursos

821100000 EXECUÇÃO DA DISPONIBILIDADE DE RECURSOS

Fonte de Recursos

Claro !!


No momento em que o Contador deseja movimentar por exemplo uma conta do grupo “622”, sabemos por definição que:

  • as contas deste grupo movimentam valores referentes a execução de empenhos do exercício;

  • que na MSC, as informações complementares exigidas são PO, FS, ND, FR e CO.


Logo…


Se o Contador referenciar este lançamento a um empenho, estará disponível toda e qualquer informação complementar exigida no lançamento.

É exatamente sobre esta visão que o sistema E-cidade trata seus lançamentos automatizados e teremos aprimorada a forma de lançamento contábil manual.


Executando lançamentos manuais no E-cidade

Menu:

DB:FINANCEIRO > Contabilidade > Procedimentos > Escrituração Contábil > Manutenção de Lançamentos > Lançamento Manual

image.pngA imagem acima demonstra a primeira visualização da funcionalidade.

Através do acesso a este menu será possível:

  • acessar e dar manutenção em lançamentos já existentes (realizados por essa rotina);
  • incluir novos lançamentos.

Vejamos mais características da rotina:

image.png

  1. Executa a busca de todos os lançamentos executados dentro do intervalo de datas indicado;
  2. Aciona o modo de inclusão para adicionar um novo lote de lançamentos;
  3. Número que identifica o lote de lançamentos;
  4. Data dos lançamentos;
  5. Somatório dos lançamentos do lote;
  6. Imprime todos os lançamentos do lote;
  7. Lista linha a linha o resumo dos lançamentos do lote;
  8. Abre a linha do lançamento para edição;
  9. Exclui o lançamento.

A seguir serão demonstrados todos os passos para incluir novos lançamentos.

image.png

As imagens a seguir são exemplos de lançamentos manuais onde será possível visualizar tanto a tela com as informações básicas de um lançamento contábil como também a requisição das informações de referência mínimas. Estas informações serão o balizador para que o lançamento contábil seja executado e atenda a informação complementar que a conta contábil exige.

image.png

Aqui destacamos os campos mais importantes. Os demais são auto explicativos.

image.png

Já nesta imagem temos um exemplo de lançamento manual onde o mínimo para atender as informações complementares para a MSC ou para os mecanismos de conta corrente são o Credor e a Fonte de Recursos.

Sobre a seleção do Credor

O campo tem uma busca do tipo “autocomplete”, onde basta apenas indicar um trecho do nome. O sistema fará a busca no “CGM” e trará na tela os resultados, conforme podemos visualizar na imagem a seguir.

image.png

Sobre a seleção da Fonte de Recursos

O sistema irá sugerir em tela a fonte de recursos cadastrada na conta contábil usada no lançamento, podendo ser substituída pelo usuário caso haja necessidade.

Nos lançamentos manuais, serão gravadas as fontes de recursos para as contas a débito e a crédito.

A visualização das fontes obedecerá a seguinte ordem:

  1. Código da FR no padrão do SICONFI;
  2. Subrecurso;
  3. CO.

Feita a inclusão dos lançamentos desejados, a próxima fase será a efetivação final do lote, onde de fato a escrituração acontecerá. As imagens a seguir demonstram maiores detalhes sobre a funcionalidade.

image.png

Quando clicamos na ação  image.png , o sistema demonstrará a seguinte tela.

image.png

image.png

image.png

Após todas as confirmações, o sistema realizou efetivamente os lançamentos e emitirá a nota de lançamento, que configura simplesmente a impressão dos lançamentos realizados.

Segue imagem exemplo de uma nota contendo os lançamentos realizados neste ensaio.

image.png



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