Integração Patrimônio x Contabilidade - Parâmetro incorporação ativado

Elaborado por: Núbia Monteiro e Júnior Silva

Em: 29/03/2022

CONTEXTUALIZAÇÃO

Esta documentação visa a orientação sistema e usuário quanto a Integração contábil e Patrimonial quando o parâmetro de Incorporação de bens está ativada.

Integração Patrimônio x Contabilidade

Passos para a integração:

Contabilidade:

 

1. Já é de conhecimento o valor do Patrimônio da Instituição? (valor físico, foi realizado inventário com uma comissão, se há também bens pendentes de baixa);
2. Já está lançado este valor no Módulo Patrimônio do E-cidade, via inclusão de bem ou de inventário? Afim de que se emita relatórios para registrar na contabilidade.
3. Realizar a abertura das contas de depreciação (grupo 1.2.3.8 no ativo);
4. Revisar as classificações dos Bens (Conta Plano, conta Depreciação e vida útil);
5. Revisar a classificação que o Bem está cadastrada;
6. Se as respostas acima forem sim, deve-se emitir o relatório Financeiro Patrimonial para saber o valor que deve ser lançado em cada conta patrimonial do grupo 1.2.3 (ativo) na contabilidade.
7. Após todas essas revisões, pode-se ativar a integração Patrimonial na Instituição;
8. Escolha da opção de bens vinculados a empenhos ou não.

Patrimônio

1. Capacitação dos servidores que utilizam o módulo Material e Patrimônio.

 

Parametrizações DBSeller:

 

Configuração de todos os eventos que são realizados a cada movimentação no módulo Patrimônio.

 

Integração Almoxarifado x Contabilidade

Já é de conhecimento o valor do Almoxarifado da Instituição? (valor físico, foi realizado inventário com uma comissão);

 

Já está lançado este valor no Módulo Almoxarifado do E-cidade, via inclusão de material? Afim de que se emita relatórios para registrar na contabilidade.

 

Revisar os Grupos do Almoxarifado (Conta Ativo, conta VPD);

 

Revisar os Grupos que os itens estão cadastrados;

 

Se as respostas acima forem sim, deve-se emitir o relatório Movimentação de Estoque  para saber o valor que deve ser lançado em cada conta patrimonial do grupo 1.1.5 (ativo) na contabilidade.

 

Após todas essas revisões, pode-se ativar a integração Almoxarifado na Instituição.

Processo com Integração Almox + Patrimônio

1. Inclui o empenho no sistema;

O evento contábil registrado neste momento é o 1 - EMPENHO:

2. Inclui a Ordem de compra (Patrimonial > Compras > ordem de compra > Inclusão por empenho;

Neste momento, o sistema não executa lançamentos contábeis;

 

3. Realiza a entrada da Nota (Patrimonial > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão); Nesse momento o sistema contabiliza o “em liquidação”

Os lançamentos contábeis podem variar pelo tipo de empenho:

 

EMPENHO DE SERVIÇOS (DO EXERCÍCIO):

Executa o evento contábil 200 - CONTROLE DA DESPESA EM LIQUIDAÇÃO:

EMPENHO DE SERVIÇOS (RESTOS A PAGAR):

Executa o evento contábil 216 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO RP:

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - EXERCÍCIO:

Executa o evento contábil 210 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MATERIAL ALMOX

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - RESTOS:

Executa o evento contábil  212 - REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL VIA RP

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (EXERCÍCIO):

Executa o evento contábil 208 - CONTROLE DA DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MP

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (RESTOS A PAGAR):

Executa o evento contábil 214 - CONTROLE DESPESA EM LIQUIDAÇÃO MP - RP

4. Inclui o bem via Nota pendente (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão; Nesse momento o sistema contabiliza no Ativo

Dependendo o tipo de entrada do bem, o sistema executará um dos lançamentos a seguir:

705 - INCORPORAÇÃO DE BENS EM ESTOQUE

707 - INCORPORAÇÃO DE MATERIAIS A BEM PERMANENTE

709 - INCORPORAÇÃO DE SERVIÇOS A BEM PERMANENTE

5. Segue o processo do empenho, liquida e paga.

Para a liquidação, o sistema executará também eventos contábeis pelo tipo de empenho:

 

EMPENHO DE ALMOXARIFADO (ESTOQUE) - EXERCÍCIO:

204 - LIQUIDAÇÃO DESPESA MATERIAL DE CONSUMO

EMPENHO DE SERVIÇOS (DO EXERCÍCIO):

202 - LIQUIDAÇÃO DESPESA COM SERVIÇOS

EMPENHO DE MATERIAL PERMANENTE (EXERCÍCIO):

206 - LIQUIDAÇÃO AQUISIÇÃO MATERIAL PERMANENTE

EMPENHO DE MATERIAL SERVIÇOS/ALMOX/PERMANENTE (RESTOS):

39 - LIQUIDAÇÃO RP MATERIAL ALMOXARIFADO / MP

Consulta do empenho ao realizar a entrada da ordem de compra:

Registro da inclusão do bem via nota pendente (vinculada ao empenho):

Obs.: ao incluir o Bem, o item do almoxarifado irá efetivar a saída automaticamente.

 

Ao integrar o Almoxarifado é necessário revisar os grupos dos materiais, pois devem possuir a conta do ativo de estoques.

 

Processo sem Integração Almoxarifado juntamente com a Patrimônio (Somente exemplo se o cliente optar por não ter as duas integrações)

1. Inclui o empenho no sistema;
2. Inclui a Ordem de compra (Patrimonial > Compras > ordem de compra > Inclusão por empenho;
3. Realiza a entrada da Nota (Patrimonial > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão); O sistema não faz o registro do “em liquidação”
4. Inclui o bem via Nota pendente (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão; O sistema contabiliza na conta do ativo do bem e na conta “Estoque interno” sem ter tido a entrada do valor nessa conta
5. Segue o processo do empenho, liquida e paga. A liquidação fica contabilizada no documento errado também.

PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Entrada de Ordem de Compra > Inclusão

Processo de Entrada da Nota:

PATRIMONIAL > Patrimônio > Cadastros > Bens > Individual > Inclusão

 

Lançamento da inclusão do bem no Patrimônio.

Sem integração do estoque o empenho fica sem os registros de controle em liquidação erroneamente.

Quanto ao almoxarifado o item não ficará “em estoque” dando saída assim que o Bem é incluso no Módulo Patrimônio

Movimentação correta:

 

Processo sem entrada da ordem de compra / Inclusão de bem manual no Patrimônio

1. Inclui o empenho no sistema;
2. Liquida e paga normalmente;
3. Inclui o bem manualmente no sistema (Patrimonial > Patrimônio > Cadastro do bem > Individual > Inclusão

Registro do empenho liquidação sem ordem de compra:

Registro da inclusão do bem manualmente no Patrimônio (lembrando que se escolher essa opção deve-se revisar os vínculos dos desdobramentos dos empenhos, visto que pode duplicar a informação na conta do Ativo):

Demais movimentações contábeis

Patrimônio

700 - INCORPORAÇÃO DE BENS

Ocorre sempre que houver uma inclusão de bens sem qualquer ligação com o trâmite das Ordens de Compra que passam pelo Empenho / Almoxarifado:

701 - BAIXA DE BENS PATRIMONIAIS

Ocorre sempre que houver uma baixa de bens no módulo de Patrimônio.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a DÉBITO também pode variar de acordo com a forma de baixa do bem. Para atender esta característica, o sistema usa uma regra de comparação específica chamada "Tipo de Baixa". Ao selecioná-la, será aberto outro campo para a escolha do tipo de baixa correspondente ao lançamento a ser configurado, de modo a termos sempre um lançamento configurado para cada tipo de baixa de bens, caso hajam casos ou desdobramentos da conta de VPD, que normalmente é a que consta no lançamento abaixo, salvo em situações distintas que mereçam melhor estudo do elenco de contas.

703 - APURAÇÃO DO VALOR LÍQUIDO CONTÁBIL

Ocorre sempre que houver uma baixa de bens onde o mesmo tem depreciação processada e lançada na Contabilidade. Neste caso este documento é executado pelo sistema antes do documento 701.

 

Deve ser preenchido com os dois campos (Débito e Crédito) zerados, visto que o sistema busca as contas configurados no cadastro de Classificação de Bens onde: ** DEBITARÁ a conta configurada no campo "Conta Depreciação"; ** CREDITARÁ a conta configurada no campo "Conta Plano".

 

600 - REAVALIAÇÃO

Ocorre sempre que um inventário criado e processado no módulo Patrimônio seja lançado na contabilidade através do procedimento constante no menu CONTABILIDADE> PROCEDIMENTOS > ESCRITURAR REAVALIAÇÃO.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de DÉBITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a CRÉDITO será aquela informada na transação.

602 - AJUSTE A VALOR RECUPERÁVEL

Ocorre sempre que um inventário criado e processado no módulo Patrimônio seja lançado na contabilidade através do procedimento constante no menu CONTABILIDADE> PROCEDIMENTOS > ESCRITURAR REAVALIAÇÃO. Este documento é usado quando o sistema apura por classificação um montante maior do que o valor de aquisição registrado no cadastro do bem.

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Plano". A conta a DÉBITO será aquela informada na transação.

604 - DEPRECIAÇÃO

Ocorre sempre que for processada a depreciação mensal pelo módulo de Patrimônio e registrada na contabilidade através do menu CONTABILIDADE > PROCEDIMENTOS > ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL > ROTINAS MENSAIS > CONTABILIZAR DEPRECIAÇÃO.

 

Para esta operação existe apenas um lançamento de natureza Patrimonial. Neste lançamento, a conta de CRÉDITO não deve ser preenchida visto que o sistema a buscará da configuração existente no cadastro de Classificação de Bens, utilizando a conta constante no campo "Conta Depreciação". A conta a DÉBITO será aquela informada na transação.

Almoxarifado

 

400 - BAIXA DE ESTOQUE POR REQUISIÇÃO

Ocorre sempre que uma requisição de material emitida no módulo Material é atendida via menu:

 

Material > Procedimentos > Requisição de Saída de Materiais > Requisição Automática ou

PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Atendimento de Requisição

402 - IMPLANTAÇÃO DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma entrada em estoque via menu MATERIAL > PROCEDIMENTOS > IMPLANTAÇÃO DE ESTOQUE

O sistema debita neste lançamento 

403 - ENTRADA MANUAL DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma entrada manual no estoque via menu PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Entrada manual > Inclusão:

404 - SAÍDA MANUAL DE ESTOQUES

Ocorre sempre que houver uma saída manual do estoque via menu PATRIMONIAL > Material > Procedimentos > Saída manual > Inclusão: