Prestações de contas de empenhos de Suprimento de Fundos
MANUAL DO USUÁRIO
EMPENHOS DE DIÁRIAS/PASSAGENS E ADIANTAMENTOS
CONTEXTUALIZAÇÃO
O objetivo deste manual é dar aos seus usuários o conhecimento para realizar no sistema um empenho de diárias ou adiantamentos, onde poderá ser realizada uma prestação de contas. A contabilização será diferente dos empenhos com evento “Normal”. Basicamente, o sistema utiliza contas diferenciadas nas liquidações e pagamentos, e ainda insere nos empenhos duas novas contabilizações: a prestação de contas e a devolução de adiantamento.
Os empenhos de suprimento de fundos, podem ter a liquidação e pagamentos na totalidade empenhada, o que vai definir se precisa estorná-lo, é quando lança os itens da prestação de contas; na devolução de adiantamento, o sistema calcula o valor pago menos o que foi prestado contas e disponibiliza o saldo para realizar a devolução.
EMPENHOS DE PRESTAÇÃO DE CONTAS
1) EMPENHOS > CADASTRO > TIPOS DE EVENTO > ALTERAÇÃO
Este item é exatamente o que define se o empenho é de prestação de contas, conforme o campo “Obriga” do Tipo de Evento.
Exemplos de evento:
Adiantamento – Obriga valores
Diárias – Obriga Contas
Estes dois eventos são de prestação de contas.
2) EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > AUTORIZAÇÃO DE EMPENHO > INCLUSÃO
*Campo Evento deve ser obrigatoriamente preenchido com os citados acima:
O tipo do evento que estiver como prestação de conta já no empenhamento executará o evento 410 – Empenho de Suprimento de Fundos.
3) EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > LIQUIDAR EMPENHO SEM ORDEM DE COMPRA
A liquidação procederá normalmente executando o evento 412 – Liquidação de Suprimento de fundos.
4) CAIXA > PROCEDIMENTOS > AGENDA > MANUTENÇÃO DE PAGAMENTO
O pagamento procederá normalmente executando o evento 5 – Pagamento e também 90 – Suprimento de fundos.
Se executar o estorno de pagamento antes da prestação de contas executará o evento 6 – Estorno Pagamento e também 91 – Estorno Suprimento de fundos.
Fazendo a prestação de contas:
5) EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > PRESTAÇÃO DE CONTAS > LANÇAR PRESTAÇÃO DE CONTAS > MANUTENÇÃO
Nesta rotina iremos fazer a prestação de contas, que consiste no lançamento de notas das despesas.
****Para executar a prestação de contas o empenho deve estar pago****
Tela Inicial
Aba dos itens – Lançamento de notas:
Ao ir lançando as notas, as mesmas serão listadas no quadro abaixo; O lançamento de itens não pode ultrapassar o valor liquidado, o sistema validará e não permitirá.
Aba do Encerramento – Lançamento de notas:
Após o término dos lançamentos das notas, realizar o encerramento. Neste momento o empenho sairá da lista de manutenção e aparecerá na lista de Conferência > Validação.
6) Desfazendo a prestação de contas: EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > PRESTAÇÃO DE CONTAS > LANÇAR PRESTAÇÃO DE CONTAS > REABERTURA
Nesta rotina o empenho voltará para a manutenção novamente sendo assim possível a exclusão ou lançamento de mais itens.
7) Conferência da Prestação de contas:
EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > PRESTAÇÃO DE CONTAS > CONFERÊNCIA > VALIDAÇÃO
Aqui efetuaremos a conferência de itens lançados, para validar a conferência devemos preencher a data de conferido e observações de lançamento.
Neste momento o sistema executará o evento 414 - PRESTAÇÃO DE CONTAS SUP. DE FUNDOS
8) Desfazendo a conferência da prestação de contas:
EMPENHOS > PROCEDIMENTOS > PRESTAÇÃO DE CONTAS > CONFERÊNCIA > REABERTURA
Para desfazer teremos que preencher os campos Motivo da Reabertura.
Neste momento o sistema executará o evento 415.
Caso ocorra uma devolução parcial da prestação de contas, não foi utilizado todo o valor disponível no empenho, devemos estornar o valor.
9) CAIXA > PROCEDIMENTOS > DEVOLUÇÃO DE ADIANTAMENTO
A opção de estorno de pagamento é para os adiantamentos devolvidos no mesmo ano em que ele foi realizado. Pode ser feito também pela arrecadação de receita conforme o MCASP, porém é recomendado pelo próprio que neste caso seja realizado pela opção estorno de pagamento.
Por exemplo: Foi realizado um empenho de prestação no valor de R$ 1000,00, e o servidor utilizou somente R$ 750,00. Quando for entregue as notas e devolvido o restante do dinheiro é preciso que esse valor seja estornado. É através deste menu que essa operação é realizada, pois o sistema trará somente o valor restante, obviamente após que a prestação for lançada no sistema, neste caso no valor de R$ 250,00. Neste momento ele executa os eventos 6 – Estorno de pagamento, 92 – Devolução de adiantamento, 413 – Estorno de liquidação suprimento de fundos e 411 – Estorno de empenho suprimento de fundos.
Neste caso, basta apenas buscar o empenho, colocar o motivo da devolução e confirmar. o sistema calcula automaticamente o valor que foi pago menos o valor da prestação para apresentar o valor em tela. Por fim, o empenho fica com os lançamentos já citados acima:
A opção de arrecadação de receita é para devolução de adiantamento de anos anteriores. Por exemplo: O adiantamento foi realizado no ano de 2024 e sua devolução foi no ano de 2025, nestes casos só aparecerá a opção de Arrecadação de receita (o combobox fica bloqueado nesta opção):
Informe a receita a Característica peculiar e o valor, após adicione a receita;
Marque a receita, acrescente o histórico desejado e emita o recibo:
Após incluir o recibo deve-se autenticá-lo na rotina de arrecadação de receita:
FINANCEIRO > Tesouraria > Procedimentos > Arrecadação de Receita
Coloque o código de arrecadação do recibo no campo “autenticar”, após calcule e autentique. Neste momento o sistema executa o evento 416, devolução de adiantamento.
IMPORTANTE:
A receita orçamentária que o recibo será feito, deve estar associada ao grupo do plano de contas orçamentário 11, caso não esteja, a receita não aparece na rotina para fazer o recibo:
FINANCEIRO > Contabilidade > Cadastros > Plano de Contas Orçamentário > Alteração
RELATÓRIOS DE CONFERÊNCIA
10) EMPENHO > RELATÓRIOS > RELATÓRIOS DE CONFERÊNCIA > PRESTAÇÃO DE CONTAS
Relatórios de conferência
11) EMPENHO > RELATÓRIOS > DOCUMENTOS > EMITE PRESTAÇÃO DE CONTAS
